9 HR-utfordringer og hvordan Dynamics 365 for Talent løser disse

Av Malin Donoso Martnes | 26 April, 2018

1. Rekruttering

Har du oversikt over hvilke ledige stillinger din bedrift har?
Talent gir deg oversikt over alle ledige stillinger i din bedrift. Du kan enkelt klikke deg inn på stillingene og lese mer om hver og en av dem. Kanskje du føler at du eller noen du kjenner passer godt til stillingen? Når du kan lese hvilke kvaliteter man skal ha og hva stillingen innebærer, er det enklere å kunne rekruttere i alle ledd.

Bilde 1: Ledige stillinger

Hvordan er din rekrutteringsprosess?
I Attract delen av Talent kan du bygge opp din egen rekrutteringsprosess slik at systemet bistår deg i prosessen. Et system som bygger opp under din prosess vil også gjøre at alle går gjennom den samme prosessen og dermed får alle en lik inngang til bedriften.

Bilde 2: Prosesser i rekruttering

Du registrer all relevant informasjon om stillingene, dette legges på LinkedIn og er tilgjengelig for potensielle kandidater.

Bilde 3: Ledig stilling

Holder du kontakt med søkerne underveis i prosessen?
Nå du har mottatt en søknad sender Talent automatisk ut en e-post med beskjed om at søknaden er mottatt, dette uavhengig av om du har søkt via LinkedIn eller om du er kommet inn andre veier og manuelt registrert. Søkeren får deretter muligheten til å følge prosessen sin via en innloggingsside.

Bilde 4: Automatisk e-post til søker

Søker får tilgang til å se hvor langt i prosessen de er kommet på hver jobb de har søkt på.

Bilde 5: Innlogging for søkere

Intervju kan planlegges med flere intervjuere, registrere direkte i kalenderen til de som skal intervjue, kalle inn som Skype-møte. Planlegge flere intervjuer samtidig med flere søkere og en hel rekke andre nyttige funksjoner.

Bilde 6: Planlegge intervju

Kandidaten får mulighet til å velge de datoene som passer best via sin innloggingsside.

Bilde 7: Innloggingsside for kandidater

Har du en reell oversikt over hvem som har søkt de forskjellige stillingene?
Du får oversikt over alle personene som har søkt på hver jobb og hvor langt i prosessen de er kommet. I tillegg kan du enkelt klikke deg inn på hver person og gå direkte til LinkedIn-profilen deres for å finne mer informasjon om dem.

Bilde 8: Hvem har søkt

2. Nye ansatte

Hva skjer etter ansettelse og oppstart?
De alle fleste som har blitt ansatt en plass hører lite eller ingenting fra sin nye arbeidsplass etter at kontakten er signert og før man starter. Det kan gå 3-6 måneder nesten uten å høre fra bedriften man skal starte i, da kan usikkerheten komme smygende, «Var dette riktig valg?», «Hva skjer når jeg starter?», «Hvordan vil min nye arbeidsdag se ut?». Hvorfor ikke gi nyansatte informasjon de kan lese gjennom før de starter, slik at de er godt forberedt til oppstart og oppstarten går som planlagt.

Bilde 9: Onboarding for nyansatt

Hvilke oppgaver må utføres internt før første arbeidsdag?
Du har ansatt en ny person, hvilke oppgaver skal gjøres før denne personen kommer på sin første arbeidsdag? Hvem skal bestille ny pc, når skal alt være klart? En sjekkliste kan lages for hver nyansatte og med ekstra oppgaver for gitte avdelinger, dersom noen har spesialregler.

Bilde 10. Onboarding internt

Hvilke ansatte er enda i prøvetid, og når går den ut?
Talent har en enkelt oversikt over hvem i bedriften som enda er i prøvetiden, og når denne går ut. Dette gjør det enkelt å holde oversikten over alle nye ansatte.

Bilde 11. Prøvetid

Vet du om personen som er i prøvetiden faktisk har nådd den kompetansen som kreves for stillingen?
Talent gjør det enkelt å få oversikt over en gitt ansatt opp mot en gitt stilling, dette kan være den stillingen personen allerede har eller om du skal tenke på intern rekrutering. En person som nærmer seg slutten av prøvetiden skal kanskje ha oppnådd de kompetansemålene som er for sin stilling, og dette visualiseres på en oversiktlig måte.

Bilde 12: Analyse av kompetansegap

3. Kompetanseoversikt

Har du oversikt over hvem i bedriften som kan hva og hvor godt de kan det?
Med kompetansesøk kan du få ut en liste over alle personer som har et gitt sett med kriterier. Dette kan brukes for intern rekruttering, du finner ut hvem i bedriften som har de kriteriene du har satt for stillingen. Eller når du skal ha et nytt internt kurs, hvem kan dette stoffet best, eller hvem kan det ikke og bør være med på kurset.

Bilde 13: Kompetansesøk

Få en visuelt god oversikt over kunnskapen i bedriften og hvilket nivå den ligger på.

Bilde 14: Kunnskapsnivå

4. Personlig HR-side

Er all informasjon om dine ansatte registrert en plass?
Noen bedrifter har et register over ansatte, hvor informasjon kanskje blir lagret, av noen sjefer om noen ansatte. Når GDPR slår inn blir det ekstremt viktig å ha full kontroll på all data du har registrert om dine ansatte, slik at du enkelt kan slette dem. Når alt registreres i Talent har du kontroll på din bedrifts data.

Bilde 15: Register over ansatte

Kan hver ansatt endre på sin informasjon og registrere ny informasjon og kunnskaper?
Alle ansatte får en egen side hvor de administrerer sin informasjon. Den ansatte kan enkelt registrere sertifiseringer, sertifikater, oppdatere sitt kunnskapsnivå, melde seg på kurs, se medarbeidersamtaler og alt som er relatert til HR. I tillegg kan man legge inn relevante dokumenter som HR får tilgang til. HR får også muligheten til å registrere dokumenter om den ansatte på den ansatte, som den ansatte ikke har tilgang til. F.eks. En klage på den ansatte er viktig å registrere, men også viktig at den ansatte ikke har tilgang til.

Bilde 16: Selvbetjening for ansatte

5. Leders oversikt over sitt team

Leder får oversikt over alle på sitt team med all relevant informasjon om hver ansatt du har ansvaret for.

Bilde 17: Mitt team

Hvilke kunnskaper har ditt team?
Med et klikk får du oversikt over hvilke kunnskaper ditt team har og hvilket nivå de er på.

Bilde 18: Kompetansen til mitt team

Vil de nå målene vi har satt?
Du får oversikt over hvilke mål ditt team har satt seg og hvordan de ligger an med de forskjellige målene.

Bilde 19: Mål hos mitt team

Når skal vi ha neste medarbeidersamtale?
Medarbeidersamtaler er noe de fleste bedriftene har, i større eller mindre grad. Hvorfor ikke ha det registrert på en plass, på en strømlinjeformet måte. I Talent får du alt dette, og oversikt over når neste medarbeidersamtale skal være.

Bilde 20: Medarbeidersamtaler

6. Oversikt over fri og fravær

Bruker du Excel for å planlegge ønsker om fri og fravær?
Hvor mange bruker Excel for å planlegge ferien for de ansatte? Er det ikke enklere at hver og en registrerer når de ønsker fri i Talent, slik at du får oversikt over det? Her kan man også registrere andre typer fravær.

Bilde 21: Medarbeidersamtaler

Du registrerer selv hvilke typer fravær du ønsker skal registreres i Talent.

Bilde 22: Typer fravær

7. Utlånt teknologi til ansatte

Har du oversikt over hvem som har lånt hva?
Veldig mange selskaper låner ut pc, mobil og annet teknisk utstyr til sine ansatte. Utrolig mye penger går tapt ved at ansatte ikke leverer tilbake gammelt utstyr. Det burde jo finnes et system som registrerer hvem som har lånt hvilket utstyr og en sjekkliste med oppgaver når en ansatt slutter? Talent har selvsagt begge deler.

Bilde 23: Lånt utstyr

Får du tilbake alt utstyret fra ansatte som slutter?
Med en egen offboarding-liste registrerer man forskjellige oppgaver som skal gjøres i forbindelse med at en person slutter. Skal pc leveres tilbake, hvilken e-postadresse har den ansatte nå. Er personen fjernet fra hjemmesiden. Alt dette har Talent kontroll på.

Bilde 24: Offboarding

8. Interne kurs

Hvilke kurs tilbyr bedriften og hvem har deltatt på kursene?
Talent gir deg oversikt over hvilke kurs bedriften din tilbyr. Du kan registrere nye kurs både fysiske og online og du kan registrere hvem som har deltatt på de forskjellige kursene og hvilket nivå kurset var på.

Bilde 25: Kurs

9. Statistikk

Hvem har bursdag? Hvilken avdeling har flest ansatte? Hvilke språk snakkes det i bedriften? Hva er andelen kvinner?
Talent er knyttet tett opp mot PowerBI og har allerede flere rapporter som gir deg fullstendig oversikt over alle ansatte. En oversikt ansiniteten til de ansatte og hvilke data de forskjellige ansatte har jubileum.

Bilde 26. Statistikk 1

Statistikk over hvor dine ansatte holder til, og i hvilken avdeling jobber de.

Bilde 27. Statistikk 2

Generell statistikk over bedriftens ansatte får du også se.

Bilde 28. Statistikk 3

Jeg mener Talent er et meget godt verktøy som vil bistå HR og hjelpe bedrifter i sitt arbeid med HR. Ønsker du en demo av Talent eller finne ut mer om mulighetene til hvordan Talent kan hjelpe deg?
Ta kontakt med Malin Donoso Martnes – 913 15 019 eller malin.donoso.martnes@pointtaken.no